Program Peningkatan Kinerja Manusia

Ada beberapa metode dan teknik praktis untuk mengantisipasi, mencegah dan ‘menangkap’ kesalahan manusia aktif, -juga yang terpenting-, mengidentifikasi dan mencegah/mitigasi kesalahan laten yang terkait faktor organisasi. DOE US telah menyusun daftar metode dan teknik tersebut, yang jika dipergunakan secara efektif,  dapat meningkatkan kinerja manusia di tempat kerja.

Mengurangi kesalahan manusia dan mengelola pengendalian –dengan cara menghilangkan kelemahan laten sistem- adalah paradigma kinerja manusia untuk mencapai nihil kejadian/kecelakaan yang signifikan. (R_e + M_c à ØE).

Perusahaan disarankan untuk menilai kebutuhan pengendalian kesalahan manusia yang ada di tempat masing-masing dan merujuk ke metode atau teknik yang ada sebagai panduan mengembangkan program berbasis perilaku. Tidak semua metode atau teknik tersebut perlu dipakai, tapi pilih dan pergunakanlah yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ada 3 pengelompokkan metode atau teknik tersebut: untuk individu, untuk kelompok kerja dan untuk manajemen.

Tujuan dasar dari metode atau teknik peningkatan kinerja individu adalah untuk membantu pekerja individual menjaga kontrol positif dari kondisi kerja. Kontrol positif maksudnya adalah apa yang diharapkan terjadi adalah yang terjadi, dan itu adalah satu-satunya yang terjadi. Sebelum bekerja, individu yang mawas diri akan memahami pengaruh signifikan tindakannya dan hasil yang akan diperoleh dari tindakannya. Proses berpikir yang demikian membutuhkan waktu. Semua metode atau teknik peningkatan kinerja memang didesain sengaja untuk memperlambat segala sesuatu, sehingga pada akhirnya akan mempercepat pekerjaan karena terhindar dari kejadian yang dipicu oleh kesalahan aktif individu. Jika digunakan dengan sadar, metode atau teknik tersebut akan memberikan pekerja lebih banyak waktu untuk berpikir mengenai pekerjaan yang ada –apa yang terjadi, apa yang akan terjadi dan apa yang harus dilakukan jika terjadi kejadian yang tidak diinginkan.

Metode atau teknik dalam kategori ini yaitu: task preview (peninjauan pekerjaan), job-site review (peninjauan area kerja), questioning attitude (sikap mempertanyakan), stop when unsure (berhenti jika ragu), self-checking (memeriksa diri sendiri), procedure use and adherence (penggunaan prosedur dan mematuhinya), validate assumptions (memvalidasi asumsi), tanda tangan, komunikasi efektif, place-keeping, tanda “jangan mengganggu”.

Metode atau teknik di kategori individual ini lebih banyak membentuk “situational awareness” (kewaspadaan lingkungan) pekerja. Kewaspadaan lingkungan bisa didefinisikan sebagai keakuratan pengetahuan dan pemahaman seorang pekerja terhadap kondisi yang berlangsung dengan kondisi yang seutuhnya/sebenarnya terjadinya pada waktu tertentu.

Peninjauan pekerjaan bisa termasuk mereview prosedur atau documen lain yang terkait untuk membiasakan diri dengan pekerjaan, langkah kerja dan langkah kritis.

Peninjauan area kerja bertujuan untuk meningkatkan kewaspadaan lingkungan ketika pertama kali datang ke lokasi kerja. Pekerja harus mengambil cukup waktu untuk membangun akurasi tentang indikator kritis, kondisi peralatan, kondisi lingkungan kerja, bahaya dan bahkan anggota tim kerja.

Sikap mempertanyakan meningkatkan keberpihakan terhadap fakta atas asumsi dan opini. Pertanyaan semisal “bagaimana jika?” atau “apakah ini dapat diterima?” membantu meningkatkan identifikasi atas asumsi yang tidak benar atau kemungkinan kesalahan.

Berhenti jika ragu, ketika ada pertanyaan yang muncul dan masih tidak yakin – berhenti dan bertanya! Setiap orang punya tanggung jawab dan otoritas untuk menghentikan pekerjaan jika ada ketidakyakinan (istilah “pause” atau “time-out” dipergunakan di beberapa perusahaan).

Memeriksa diri sendiri membantu pekerja menfokuskan perhatian pada komponen atau aktifitas yang sesuai; berpikir tentang tindakan yang seharusnya dilakukan, mengerti dampak yang akan didapat sebelum bertindak, dan memverifikasi dampak sebelum bertindak.

Penggunaan prosedur berarti mengerti maksud dan tujuan prosedur dan mengikuti sebagaimana arahannya. Jika prosedur tidak dapat digunakan secara selamat atau tidak ditulis dengan benar, maka pekerjaan harus dihentikan dan prosedurnya direvisi sebelum melanjutkan pekerjaan.

Asumsi adalah bagian penting pekerjaan engineering yang membantu membatasi masalah selagi mengumpulkan tambahan informasi atau pengetahuan. Pekerja yang memiliki pengetahuan tidak boleh menganggap asumsi tersebut sebagai fakta. Ketika asumsi tidak dapat diverifikasi, pekerja ahli (subject matter expert) diikutkan dalam pekerjaan untuk membantu memberikan masukan substantif, memecahkan asumsi dan memberikan solusi pada masalah.

Di pekerjaan teknikal, individual menyelesaikan pekerjaan kemudian menandatangani dokumen sebagai bukti bahwa dia telah melakukan pekerjaan  dengan lengkap dan akurat sesuai standar, prosedur dan persyaratan teknikal (code).

Tujuan komunikasi efektif adalah saling memahami antara 2 orang atau lebih. Komunikasi bisa jadi pertahanan terpenting dari kejadian/kecelakaan dan kesalahan manusia. Komunikasi oral memiliki resiko ketidakpahaman yang lebih besar ketimbang komunikasi tertulis.

Metode komunikasi “3 arah” atau “mengulangi kembali” dipergunakan untuk mengkomunikasikan perubahan pada peralatan secara fisik ketika bekerja tatap muka, via telepon atau radio. Caranya, pertama komunikan/pengirim pesan mengambil perhatian si penerima pesan kemudian memberikan pesannya secara jelas. Kedua, penerima pesan mengulangi kembali pesannya dalam kalimat yang dikemas ulang, jika tidak mengerti pesannya, dia harus meminta klarifikasi, konfirmasi atau minta agar pesan si komunikan diulang kembali. Ketiga, komunikan memberitahu penerima pesan bahwa pesan yang dia sampaikan sudah benar dimengerti atau membenarkan penerima pesan ketika dia mengulangi arahan yang disampaikan.

Beberapa huruf bisa jadi terdengar serupa dan bisa membingungkan dalam kondisi yang penuh tekanan/stres atau bising. Penggunaan phonetik alphabet menspesifikkan huruf tertentu sehingga mengurangi kebingungan pada pendengar akibat kebisingan, kelemahan signal telepon/radio dan aksen pembicara. Misalnya, 2UL-18L dan 2UL-18F bisa dieja “dua Uniform

Lima dash delapan belas LIMA” dan “dua Uniform Lima dash delapan belas FOXTROT.” 

Place-keeping melibatkan pemberiaan tanda pada langkah kerja di prosedur yang telah diselesaikan. Metode ini efektif untuk mencegah pengulangan atau terlewatinya langkah kerja, terutama untuk prosedur teknikal yang detail yang memiliki banyak cabang. Ketika mempergunakan prosedur, perhatian pekerja secara konstan beralih-alih antara melihat prosedur, indikator, peralatan, pekerja lain dan lain-lain, metode ini efektif untuk mencegah kesalahan.

Ketika ilmuwan, engineer, atau pekerja lain sedang melakukan pekerjaan beresiko tinggi atau kritis, sangatlah penting mereka menjaga konsentrasi dan perhatiannya pada pekerjaan, terutama jika pekerjaan tersebut membutuhkan verifikasi. Tanda “jangan mengganggu” bisa memberikan kendali atas kondisi demikian.

 

Teknik-teknik peningkatan kinerja untuk tim kerja tergantung pada kerumitan bahaya pekerjaan, intensitas pekerjaan, durasi kerja (apakah membutuhkan shift yang banyak atau tim kerja) dan umpan balik dukungan manajemen ketika pekerjaan selesai dilakukan. Teknik-teknik berikut membutuhkan koordinasi dan/atau partisipasi dari dua orang atau lebih, keterlibatan pengawas dan dukungan manajemen. teknik tersebut adalah: pre-job briefing (briefing sebelum kerja), praktek verifikasi (peer check, peer review, concurrent verification, independent verification), flagging (pemberian tanda), turnover (transfer pergantian shif), post job review (review setelah selesai kerja), perencanaan proyek, pemecahan masalah, pembuatan keputusan, rapat peninjauan proyek, pengawasan vendor.

Briefing sebelum kerja adalah rapat yang dilakukan antara pekerja dengan pengawas sebelum melaksanakan pekerjaan untuk mendiskusikan langkah kerja kritis, bahaya dan pencegahannya. Tingkat detail briefing sebelum kerja tergantung kompleksitas bahaya kerja dan kemampuan pekerja.

Praktek verifikasi melibatkan 4 teknik: peer check (pemeriksaan oleh rekan kerja), peer review (peninjauan oleh rekan kerja), concurrent verification (peninjauan bersamaan), dan independent verification (peninjauan terpisah). “Pemeriksaan” maksudnya adalah memastikan tindakan rekan pekerja sudah benar, sedang verifikasi maksudnya adalah memastikan kondisi peralatan sudah sesuai dengan persyaratan.

Pemeriksaan oleh sesama rekan kerja (peer check) dilakukan oleh dua pekerja yang bekerja dalam waktu dan tempat yang sama ketika melakukan pekerjaan tertentu untuk memastikan rekan kerja melakukan langkah kerja yang benar. Peninjauan bersamaan (concurrent verification) dilakukan oleh dua pekerja yang bekerja bersama-sama dalam waktu dan tempat yang sama ketika melakukan pekerjaan tertentu untuk memastikan kondisi/peralatan kerja sebelum-ketika-sesudah tindakan rekan kerja dalam kondisi yang sesuai.

Peninjauan oleh rekan kerja (peer review) bertujuan untuk mendeteksi kesalahan sebelum dokumen atau produk dinyatakan selesai dengan dibaca dan diperiksa kualitas kerjanya oleh pekerja lain.

Peninjauan terpisah (independent verification) dilakukan oleh pekerja lain yang terpisah waktu dan jarak untuk memastikan kondisi peralatan atau akurasi dokumen/perhitungan sudah sesuai dengan persyaratan kerja sehingga dapat menghasilkan kondisi kerja yang selamat.

Pemberian tanda (flagging) mencegah pekerja salah ketika mengoperasikan/memperbaiki komponen peralatan yang terlihat serupa secara fisik dan berdekatan satu sama lain. Alat penanda bisa berupa selotip berwarna, pita, tag berwarna, magnet, barrier tape, dan lain-lain.

Transfer pergantian shift (turnover) adalah transfer informasi kerja, tugas, atau tanggung jawab antara pekerja atau tim kerja yang akan selesai masa kerjanya kepada pekerja yang akan melanjutkan shift kerja selanjutnya. Transfer pergantian shift sebaiknya dilakukan secara visual (keliling area kerja), verbal dan dalam bentuk tertulis (check list log) untuk menghindari distorsi terlupanya informasi yang ditransfer.

Review setelah selesai kerja adalah penilaian diri sendiri setelah selesai melakukan pekerja dengan mengumpulkan umpan balik dari tim kerja. Review setelah selesai kerja bisa mengurangi kelemahan yang ada di proses, program, kebijakan dan kondisi kerja yang dapat menyebabkan kecelakaan.

Perencanaan proyek yang efektif membantu menjaga rendahnya resiko kegagalan selama masa proyek. Pikiran manusia tidak dapat diandalkan dan tidak konsisten menjaga kewaspadaan dan mengingat seluruh elemen proyek, terutama proyek yang rumit. Perencanaan, monitoring dan pengendalian selama proyek serta motivasi kepada semua yang terlibat di dalam proyek membantu tercapainya tujuan proyek agar tepat waktu, sesuai anggaran dan tanpa kesalahan/cacat.

Salah satu pendekatan pemecahan masalah yang terstruktur, mudah dan dapat diingat adalah dengan mempergunakan P-A-C-T-S: Problem Statement, Analysis, Causes, Testing, Solution. Masalah adalah perbedaan antara apa yang saat ini ada dan apa yang seharusnya ada. Pergunakan metode yang terstruktur, obyektif, dapat diulang dan disetujui ketika melakukan analisa masalah. Rangkum penyebab yang ada, pastikan sesuai dengan fakta dan analisa yang telah dilakukan. Uji penyebabnya dengan pengujian yang sesuai, review independen dan pertanyaan. Beri solusi tiap penyebab, perhatikan resiko, manfaat dan biaya dari solusi yang direncanakan.

Penentuan keputusan yang sesuai proses/metode penentuan masalah dapat membantu mencegah kesalahan pekerja. Tim harus mengerti semua alternatif/opsi keputusan dan dampaknya serta memilih yang paling sesuai dengan keterbatasan yang ada.

Rapat peninjauan proyek bertujuan untuk mengambil manfaat dari pengetahuan, kompetensi dan pengalaman peserta untuk meningkatkan rasa kepemilikan dan kualitas proyek. Secara umum, rapat adalah forum pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang tidak boleh/tidak seharusnya ditangani sendirian.

Vendor memiliki resiko yang tinggi di tempat kerja. Pelatihan umum terkadang tidak cukup untuk mengisi kelemahan vendor terhadap kurang pengalamannya di tempat kerja, terutama di bidang keselamatan kerja dan topik tertentu semisal perlindungan radiasi dan kinerja manusia. Karena itulah, dibutukan standar, program, atau prinsip untuk mengawasi secara efektif pekerjaan vendor/kontraktor/supplier.

Teknik-teknik peningkatan kinerja untuk manajer (dan pengawas) bertujuan untuk mengindentifikasi kelemahan laten dalam organisasi/perusahaan yang biasanya tidak terdeteksi di tempat kerja yang bisa memicu kesalahan (error precursors) atau menurunkan integritas pertahanan (flawed defenses). beberapa teknik atau metode peningkatan kinerja untuk manajemen tersebut adalah: benchmarking; observasi; penilaian diri sendiri (self-assessments);   indikator kinerja (performance indicators); pengawasan independen; peninjauan produk kerja; investigasi kecelakaan yang kesalahan manusia; pengalaman pengoperasian (operating experience); pengelolaan perubahan (change management); pelaporan kesalahan dan nearmiss; survei pekerja.

Benchmarking adalah proses membandingkan kinerja bagian tertentu salah satu organisasi dengan organisasi lain yang berkinerja lebih baik dan mempelajari apa yang telah dilakukan organisasi tersebut untuk mencapai kinerja yang tinggi. Pembandingan ini bisa mencakup juga identifikasi praktek kerja yang baik, standar kinerja dan cara/metode berpikir inovatif.

Tujuan dari observasi manajemen di lapangan adalah untuk meninjau kualitas dan efektifitas persiapan kerja, praktek/cara kerja dan kinerja kerja. Obervasi perilaku bisa menghilangkan kelemahan organisasi jika manajer dan pengawas mau meluangkan waktu di lapangan untuk mengobservasi jalannya pekerjaan. Dengan demikian kinerja akan meningkat dan peluang kesalahan akan menurun.

Penilaian diri sendiri adalah proses formal atau tidak formal seseorang untuk mengidentifikasi kelemahan diri sendiri untuk perbaikan, caranya adalah dengan membandingkan praktek dan hasil kerja saat ini dengan praktik, hasil dan standar kerja yang seharusnya/diharuskan. Penilaian diri sendiri bisa menjadi cara yang sangat efektif mengidentifikasi kelemahan organisasi karena tidak ada yang lebih mengetahui apa yang dilakukan selain pelaku kerja di organisasi/perusahaan itu sendiri.

Indikator kinerja atau metrics adalah parameter yang menjadi tolak ukur kesuksesan sebuah organisasi. Ada 2 tipe indikator: lagging (mengukur hasil yang merepresentatifikan hal-hal yang telah dicapai) dan leading (mengukur kondisi sistem yang dapat dijadikan prakiraan, dan mengukur  kesehatan organisasi yang bisa memprediksi hasil dan pencapaian).

Pengawasan independen adalah tinjauan aktifitas kerja oleh orang atau badan diluar organisasi/perusahaan yang dapat mengungkap kelemahan tersembunyi bagi manajemen dan pekerja yang bekerja di area tersebut.

Peninjauan produk kerja dilakukan untuk memberikan umpan balik yang akurat kepada pembuat produk terkait kinerja mereka pada produk tertentu. Bukan hanya mengidentifikasi kelemahan tapi juga identifikasi kekuatan/kelebihan dan mengkomunikasikannya kepada pihak lain sebagai pembelajaran.

Kesalahan manusia dalam investigasi kecelakaan jangan dianggap sebagai kesimpulan penyebab sebuah kecelakaan, tapi sebagai titik mulai sebuah investigasi. Kesalahan manusia bukanlah penyebab kegagalan tapi gejala kegagalan yang ada pada sistem. Kondisi laten organisasi lah yang melatarbelakangi kesalahan dan menentukan tingkat keparahan sebuah konsekuensi kejadian. Tantangannya adalah mengungkap mengapa tindakan pekerja yang diambil saat itu tampak masuk akal bagi dia ketika kejadian.

Logika dibalik program ‘pengalaman pengoperasian’ adalah bahwa kecelakaan serius selalu didahului oleh kejadian tidak serius atau disebut precursor events. Precursor event adalah kejadian atau kodisi yang memiliki karakteristik sama dengan kejadian kecelakaan serius, hanya saja tidak ada konsekuensi yang signifikan. Dengan mengambil langkah-langkah untuk mencegah terulangnya kejadian yang tidak serius ini, kita telah mengurangi peluang terjadinya kecelakaan serius.

Pengelolaan perubahan adalah proses perencanaan terstruktur untuk mengarahkan perubahan, menyesuaikan pekerja dan sumber daya dengan perubahan tersebut, dan menerapkan modifikasi/perubahan besar ataupun kecil di dalam organsisasi/perusahaan. Tanpa pengelolaan perubahan, potensi kesalahan bagi manajemen dan pekerja lapangan akan menjadi sangat besar.

Organisasi yang telah merapkan prinsip dan konsep kinerja manusia akan mendorong pelaporan kesalahan dan nearmiss. Hal-hal yang dapat dilaporkan bisa berupa: bahaya fisik keselamatan (alarm rusak, lampu mati, peralatan tidak layak, kebocoran, tumpahan, tidak sesuainya alat pelindung diri, dll), ketidaklayakan perlatan (tangga licin, masalah pada sirkulasi udara, atap bocor, dll), masalah pada peralatan di kantor dan lapangan (kondisi, status, kerusakan, salah penggunaan, perbaikan, dll), keamanan (pencurian, kekerasan, dll), proses kerja (tidak efisien, kualitas buruk, kegagalan koordinasi, dokumentasi anomali, dll). Pelaporan ini digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan membatu pekerja dan tim kerja untuk belajar dari kesalahan dan berkinerja lebih baik lagi di masa mendatang.

Survei pekerja bertujuan sebagai alat identifikasi masalah dengan cara melihat adakah perbedaan/gap pada nilai dan norma yang dipercayai pekerja dan tingkat kinerja manusia mereka. Ada beberapa kuisioner survei keselamatan yang dapat digunakan: kuisioner penilaian iklim keselamatan organisasi; analisa gap kinerja manusia; dan kuisioner penilaian diri sendiri untuk kondisi kerja lapangan.

Jika diterapkan dengan selektif, sesuai kebutuhan dan terintegrasi, teknik-teknik peningkatan kinerja untuk individu, tim kerja dan manajemen bisa menjadikan area kerja nihil kecelakaan serius, karena kesalahan manusia dan kesalahan laten organisasi telah teridentifikasi, diantisipasi, dan dicegah.

---000---

Penyusun:  Syamsul Arifin, SKM

HES Specialist, Chevron Indonesia Company

Mahasiswa Pasca Sarjana K3 FKM UI

Referensi:  Department of Energy. Human Performance Improvement Handbook Volume 2: Human for Performance Tools Individuals, Work Teams, And Management. June 2009. Washington, D.C, USA.